A importância da visão dimensional em Demonstrativos Financeiros

O Que existe em uma informação


Considere o seguinte relatório

Aqui vemos uma demonstração das contas a receber de uma empresa dentro de um período de alguns meses. O que você vê? Para encurtar, você vê um conjunto de períodos para UMA empresa. E nada mais?

Nesse relatório você vê uma unidade apenas – poderia ver mais o quê? Então considere o seguinte:

a) Empresas são consituidas de departamentos, logo essa visão poderia ser detalhada por departamento; na figura acima isso vai requerer um novo relatório – não poderia estar tudo em um unico relatório?

b) Num nivel mais alto, temos as corporações, conjuntos de empresas – o relatório podia começar com a corporação e descer até unidades operacionais(departamentos).

c) Temos também os centros de custo/produtos como critério de visualização; se uma empresa possui mais de uma fonte de receita, então a planilha deveria mostrar esse nivel de detalhamento(“drill-down”).

Agora considere o modelo abaixo:

Visão Consolidada por empresa

Visão expandida por empresa

O que mudou?

Essencialmente acrescentou-se um novo critério (empresa) ao relatório – mas poderia ser qualquer outro critério: grupo de conta, periodo, centro de custo ou outro; isso dá a necessária segmentação para que o relatório seja revisto sob diversos critérios; podemos mudar a forma de visão, trocar livremente os campos analisados, incluir e remover fórmulas e totalizações.

Como isso ocorre?

Acrescentamos uma informação tabular – colunas e linhas oriundas de um banco de dados – sendo que essa informação tem como campos-chave todos os critérios de visualização desejados;

Se uma empresa tem várias filiais ou empresas associadas: os codigos das filiais/empresas, totalizando no grupo;

Se uma empresa possui diversas categorias de receita/despesa: devem ser incluidas;

Se a empresa tem diversos departamentos que geram receita / despesa: adicionar os códigos dos departamentos;

Como produto obtemos uma visão hierárquica segmentada automaticamente. Então o modelo de registro para esse demonstrativo mostrar 100% do seu potencial seria:

Empresa+Departamento+Grupo de Conta+Conta+Periodo+valor apurado

Ao invés de fazermos isso manualmente, pedimos ao nosso pessoal de TI que extraia essas linhas diretamente do banco de dados e procedemos à formatação de um gabarito(template)

Cabe ressaltar que este é um exemplo muito simples do que pode ser alcançado, e sem nenhum tipo de programação. No entanto, modelos mais complexos podem ser alcançados com a mesma política ao invés de gerarmos nós mesmos as fontes de dados.

Porque interagir com TI

É fato que na maioria das empresas os dados são “acastelados” nos departamentos de TI, devido a diversos problemas – propriedade indevida(silos), problemas estruturais que impedem a correta distribuição, sistemas que surgiram sem o devido planejamento e informações em duplicidade em multiplos sistemas.

Como analistas de informação nos atemos a dois fatores críticos: 1) A qualidade da informação e 2) a periodicidade com que prcisamos dela. Não nos cabe gerar informação salvo aquela que resulta das nossas análises – cabe ao departamento de TI agir como provedor da informação responsabilizando-se por sua integridade e qualidade final. Solicitando os dados para TI estamos assegurando que a informação provém de uma única fonte.

Conclusão

O Moderno analista financeiro e de informações em geral precisa entender melhor a questão da estrutura de informação, interagir com a área de tecnologia e sobretudo objetivar definir informação de qualidade para proceder à análise de resultados com segurança. Só geramos dados com o nosso trabalho e se algo na empresa não funciona assim, cabe-nos notificar os gestores e proceder às alterações necessárias para normalizar o fluxo de tratamento de informação.

Relatório formatado a partir de consulta direta a a um banco de dados com visão dimensional ou hierárquica.Ou seja, o modelo apesar de servir ao seu propósito é incompleto e a informação surge fragmentada – não podemos neste relatório fazer mais detalhamentos ou criar visões alternativas da informação.

Informações Gerenciais - Como usar?

Mais do que simples gráficos e relatórios de visualização, a inteligência de negócios é uma ciência de negócios que usa a computação como aliada. Entender o negócio, analisar os resultados de suas iniciativas, rapidamente indentificar quaisquer fatores de risco, prover justes rápidos e manter a alta competitividade são necessidades de todo executivo moderno - num mundo onde a informação essencial provém tanto do mercado como dos sistemas da empresa, achar uma forma rápida de transformar dados em informações úteis é vital para as empresas de qualquer porte manterem sua vitalidade e obterem resultados. No entanto, a mesma informática que deveria ser a aliada surge com métodos e imposições que limitam a criatividade dos executivos - encontrar as informações relevantes, prover análises eficazes e apresentar os resultados deveria ser uma prática tão simples quanto escrever um memorando - mas simplesmente não o é. Quando falamos em BI nas empresas lembramos de projetos longos, complexos e que já nascem obsoletos. Que tal reduzir toda essa complexidadade e uns poucos passos, que poderiam ser:

1. Identificar a informação de análise em um determinado contexto;

2. Definir as medidas analíticas

3. Visualizar os resultados

4. Tomar as medidas corretivas ou prover melhorias e,

5. Reavaliar o contexto para media a eficiência e eficácia

Existe toda uma geração de novos produtos que está mudando essa perspectiva e dando mais flexibilidade aos sistemas de gestão. Empresas como Targit e Quiterian surgem com produtos inovadores e que mudam de vez os preconceitos contra um BI novo, mais flexivel e mais próximo dos executivos.

No entanto, a melhor das ferramentas ainda é o bom e "velho" Excel - em sua mais nova versão ele permite que se criem relatórios gerenciais da melhor qualidade em minutos, tendo como único quesito um conjunto de informações confiável que seja esencialmente o mesmo tanto para a área de negócios e para TI.

O Excel só é 100% eficiente quando ele REPORTA e não GERA informação - criar informações no Excel e depois movê-las para os sistemas é o maior erro que uma empresa pode cometer. Mas quando se segue o caminho oposto os resultados são imediatamente visíveis, os custos menores e a eficiência da informação é maximizada.

Claro que o Excel não faz tudo sozinho - ele precisa de fontes de informação - e é ai que entram os bancos de dados. Quanto mais completos, melhores são como fontes de informação. Essa dupla BD-Excel não encontra oponentes no mundo corporativo.

Mas se é tão simples assim, o que falta para fazer isso acontecer? A resposta também é simples - integração de dados e processos. Os sistemas e bancos de dados são as fontes de onde os executivos em geral se baseiam para obter os dados de negócio. alguém precisa fazer o "meio-campo" e isso depende essencialmente de TI e negócios, que criam as definições comuns, eliminam duplicidades e fornecem informação em termos que todos compreendem e concordam. O Cliente é sempre "cliente" e não "tb-cliente"; a fatura é "fatura" e não "tabela-fatura". Há um nome e um conceito apenas - os executivos se baseiam neles para tomar suas decisões. As empresas precisam se voltar para uma estrutura mais sólida de seus conceitos e práticas - o que é uma prática evolutiva, altamente rentável e sem dores para a empresa e seus executivos.

Como fazer? Iremos mostrar alguns exemplos e boas práticas nos próximos artigos.

Um forte abraço a todos,

Dashboards no Excel

“Dashboards” é um termo relativamente novo, mas a idéia de criação de relatórios concisos e profissionais definitivamente não é nova. O Excel pode ser uma grande ferramenta para a síntese dos dados em gráficos e tabelas, e criar modelos gerenciais interativos. No entanto, a criação de um bom dashboard no Excel é algo que poucas pessoas são capazes de fazer sem algum treinamento.

O valor dos dados depende da capacidade de cada usuário em saber acessá-los, analisá-los, interpretá-los e comunicá-los. Quando você tem a capacidade de tornar uma informação vital, acessível para as pessoas que dela necessita para tomada de decisões, você se torna um ativo valioso para a organização. Veja o exemplo abaixo:

Esta figura é de um relatório em Excel real para o CEO de uma empresa com faturamento anual de cerca de um bilhão de dólares.

Na figura acima, o leitor deve estudar os números para encontrar significado em si. Mas mesmo depois de estudar por um longo tempo é fácil perder o foco sobre o desempenho recente.

O relatório do painel abaixo também usa o Excel mostrando os mesmos dados da figura acima o que muda apenas a forma de apresentação, neste exemplo são utilizados gráficos em formato de dashboard.

Um rápido olhar sobre as cartas neste painel revela a visão crítica: o desempenho de julho foi essencialmente plana em todas as cidades. Esta informação é vital, porque ela sugere problemas fundamentais com as vendas em toda a região, ou mesmo toda a empresa.

Qual a versão dos dados fornece a visão mais completa com menos tempo? Qual a versão que a maioria de seus gestores gostariam de receber? Ou o que oferece uma visão imediata?

Ok, mas como começar? É evidente que a maneira mais fácil para se criar um dashboard no Excel é começar a partir de modelos já criados, como as mostradas nos exemplos abaixo.

Mas somente isto basta? Não, apenas nos dá uma idéia de layout e não a forma de transformarmos dados em informações, nas próximas postagens daremos inicio a uma seqüência passo a passo de um dashboard, desde a formação da base de dados até a composição dos gráficos. Um forte abraço a todos.

Boas Vindas!!!

Seja bem vido!!!

O objetivo deste blog é ajudar aos usuários do Microsoft Office Excel 2007, nas tarefas do dia a dia e resolver de forma simples e fácil as mais diversas situações na utilização do Excel 2007.

Também com a ajuda dos usuários participantes deste blog, buscaremos racionalizar e otimizar os trabalhos desenvolvidos com o Excel como criação de planilha complexas, relatórios, gráficos, dashboards, tabelas dinamicas, vinculação de planilhas à banco de dados, programação de macros,  além dos demais recursos disponíveis, visando a utilização destes recursos como ferramenta gerencial.

Apesar do foco ser na utilização do excel, também iremos tratar sobre alguns conceitos relacionado à administração e a utilizalção destes nessa poderosa ferramenta que é o Excel.

Caso você não encontre uma resposta para a suas questões ou necessidades em nossa lista de artigos e envie uma mensagem. Estaremos a disposição para ajudá-los.